El Que y Como del Home Office

Teletrabajo o Home Office

El teletrabajo es una forma de trabajar sin la necesidad de ir a una oficina, trabajar a distancia. Bajo este esquema, el trabajador desempena sus actividades sin presentarse fisicamente. Esta modalidad, brinda beneficios, riesgos, ventajas y desventajas a la empresa y el empleado. Fuera de la relacion laboral, tambien brinda ventajas para la sociedad, tales como:

Reduccion de trafico en las ciudades congestionadas
Reduccion de contaminantes por transportes de hidrocarburos
Mejora la calidad de vida de las personas
Entre otros

Sin embargo, las caracteristicas de teletrabajo, o tambien conocido como el Home office, presentan retos que como sociedad no habiamos experimentado.

Principales retos del teletrabajo

Hablamos de retos cuando hacemos referencia a los cambios en las personas, procesos y tecnologias que debemos considerar al realizar este cambio en las organizaciones. Existe una amplia variedad de factores que se tienen que considerar al realizar una migracion de la fuerza laboral presencial a remota, asi como considerar si estamos hablando desde el punto de vista del empleado o del empleador. Para este escrito nos limitaremos al punto de vista del empleador (la empresa) y los siguientes 4 factores:

Productividad
Economico
Cultural y Adaptacion
Procesos y Tecnologia

Factor Productividad (Capital Humano)

Empecemos por definir el contexto para el factor de productividad. Este factor implica la eficiencia que una empresa tiene de generar los resultados esperados con los recursos que dispone. Hablamos de recursos economicos, tecnologicos y de capital humano.

Es fundamental tener claridad sobre los procesos, responsables, su costo por hora y los entregables. De esta manera podremos identificar cuanto cuestan los procesos actuales con los recursos disponibles. El desplazamiento paulatino de la fuerza laboral hacia el teletrabajo, o el home office, puede brindar luz hacia el potencial cambio de productividad de la empresa.

Si se comienza por realizar experimentos controlados, suponiendo, que el departamento de operaciones 1 trabaja en Enero en la oficina (tiempo completo) y en Febrero trabaja desde casa (tiempo completo) y en marzo se realizan las comparativas, esto puede generar luz rapidamente en el cambio de productividad.

No solo eso, de hecho tambien brinda luz sobre la misma operacion, si se puede realizar desde casa o no. Hacernos preguntas como: Podemos realizar los procesos desde casa? Que herramientas necesitamos en casa que ya tenemos en la oficina? Es seguro ingresar a los archivos compartidos de la oficina?

Tener informes de productividad brinda mayor claridad sobre la eficiencia que se maneja, haciendo mas facil el analisis de la comparacion entre el trabajo en oficina vs el home office. De esta manera podras identificar si tu personal, cuando minimo, es igual de productivo en oficina que en casa.

Factor Economico (Costos de operacion)

Segun TEC Review (Publicado en 2017), las empresas podrian ahorrar hasta un 30% en gastos operativos, asi como mantener felices a los empleados. Luis Estrada en su publicacion de esta revista cita a Carlos Macias, Country Manager de Citric Mexico, asegurando poder reducir desde un 20% hasta un 30% de los costos de operacion si tuvieran escritorios virtuales o espacios de trabajos moviles.

De manera intencional he seleccionado una cita del 2017 (pre-pandemia) ya que, en mi opinion, mientras que se escuchaba bien antes del COVID 19, no tuvimos el tiempo necesario para poder hacer una planificacion debida de la transicion al Home Office.

Iniciemos con el hecho que la transicion hubiera tomado un mayor tiempo de adaptacion, hubiera habido mas planeacion, hubiera habido investigacion de tecnologias para poder aplicar la transicion, hubiera habido pruebas y analisis, hubiera, hubiera, creo que se entiende el punto, hubiera sido diferente.

La realidad es que el COVID 19 llego a movernos el tapete, mientras que las empresas si pueden ahorrar costos operativos con el Home Office, el teletrabajo, resulta dificil encontrar porcentaje estandar. Esto porque depende de la industria en la que te encuentras, a cuantos empleados tienes, el objetivo de tener la oficina (reunion de trabajo, reuniones de seguimiento, espacios de colaboracion y trabajo etc..), la imagen que tu oficina representa para tu empresa (empresas de servicios profesionales vs corporativos que no atienden clientes). Entre muchos factores mas.

Sin embargo, si nos enfocamos a un par de factores, podemos identificar que bajo la correcta planeacion, implementacion y ejecucion del teletrabajo, si existe la posibilidad de reducir los costos operativos de la empresa. Por un lado la renta mensual si la comparamos contra trabajar desde casa o en espacios de colaboracion (WeWork, etc.) y hasta en el espacio de almacenamiento de la informacion si decidieran migrar la informacion del servidor fisico a la nube de Microsoft 365 (Azure, AWS, Google Drive, etc.)

Factor Cultura y adaptacion

Sin lugar a duda, la gestion del cambio es uno de los principales retos en el Siglo XXI. Cambiar formas de pensar, cambiar los procesos, conocer y entender las nuevas tecnologias asi como sus limitaciones y posibilidades, es retador para todas las generaciones (aunque en diferentes niveles de dificultad).

La manera en la que la empresa comunica estos cambios, las politicas que se tienen que disenar, los procesos que se tienen que re-disenar, las tecnologias que se tienen que comenzar a usar (esas que son nuevas y en ocasiones sin personal que las sepa utilizar) presentan retos nunca antes vistos. Son retos nunca antes vistos, ni en magnitud ni en profundidad. No existe un manual de usuario, no existe un mapa que nos asegure el crecimiento o que estamos tomando las mejores decisiones.

Es como en los anos 1990s cuando apenas se estaba firmando el Tratado de Libre Comercio de America del Norte y las empresas comenzaban a importar y exportar. Se tomaron riesgos, a falta de mayor investigacion, uno puede asumir que hubo ganadores y perdedores. Estos ganadores no tenian el camino claro, no tenian el conocimiento, ni la experiencia, ni el personal, probablemente ni los recursos, ni los sistemas, ni los procesos. Sin embargo, salieron victoriosos en el desarrollo de su estrategia.

Este ejemplo, es en esencia, lo que estamos viviendo con la Transformacion Digital de las empresas. Practicamente tenemos un panorama de nuevas oportunidades, nuevas tecnologias, nuevos procesos, nuevos recursos (cualitativos y cuantitativos) pero nos hace falta el personal, conocimiento y las nuevas formas de pensar.

Sin duda, uno de los factores mas importantes y criticos en tu estrategia de transicion a home office. Ya sea en modalidad full home office, mixto o full en oficina presencial.

Factor Procesos y Tecnologia

Finalmente y la parte practica de este escrito. Porque la teoria es fundamental pero no deja de ser una idea que no esta ejecutada en la empresa.

La parte teorica de este aparte, de manera rapida, es la siguiente. Necesitamos nuevas herramientas (digitales, flexibles y escalables), nuevo talento (capacitacion del capital humano), y nuevas formas de pensar. Asi que si iniciamos con las nuevas herramientas digitales, te comparto las que yo uso en mi dia a dia para mantener mis costos "de oficina" virtualmente en 0s.

Microsoft Office 365

Ofimatica empresarial con una suite de herramientas que cubren las necesidades de toda empresa. Tenemos el Microsoft Teams para la comunicacion (en texto y videollamadas) instantanea, Sharepoint que actua como tu repositorio virtual de documentos para el largo plazo (veamoslo como el archivero donde se guardan los documentos para el mediano y largo plazo), el One Drive (que es tu escritorio, los documentos que necesitas para tu dia a dia), tenemos el Planner o Project como herramienta de asignacion de tareas, seguimiento de proyectos y monitoreo de avances, One Note como tu agenda para tomar apuntes de las sesiones de trabajo, tareas o notas en general, Forms para realizar encuestas dentro o fuera de tu organizacion y tomar decisiones basadas en datos (aunque sean resultados subjetivos o cualitativos), Stream que te permite grabar videos y compartirlos con personas o grupos dentro de la organizacion (excelente herramienta para poder hacer capacitaciones de personal de manera sistematizada) y claro, las viejas confiables de Word, Excel, PowerPoint etc.

Nuevo Talento

Practicamente se reduce a una toma de decision simple (mas no sencilla). Opcion 1: Reemplazamos el capital humano actual por personas que estan capacitadas con estas nuevas herramientas digitales y saben utilizarlas (tomando en cuenta que probablemente tendran un costo/hora mayor al que se tiene actualmente) u Opcion 2: Capacitamos al personal actual para que se puedan desarrollar y mejorar con la transformacion del flujo operativo de la empresa (tomando en cuenta los costos asociados con la capacitacion, asi como la gestion del cambio de la capacitacion para el personal).

Suponiendo que estamos en la misma pagina y optamos por la segunda opcion, la pregunta ahora se convierte: Como los capacito? Con quien los capacito? Por cuanto tiempo? Cuales habilidades necesitan aprender? Como los incentivo? Y mientras que en este escrito no vamos a contestar estas preguntas, lo que si vamos a realizar es brindar opciones de plataformas donde el personal se puede capacitar a bajo costo y de manera profesional.

Entre otras opciones que hay disponibles. Sin embargo el verdadero reto no es capacitar por capacitar, o dejar que el personal se seleccione los cursos con los cuales se van a capacitar. Este proceso debera ir alineado a la estrategia global de la compania, tomando en cuenta su industria, sus competidores, la estrategia competitiva y entre otros factores que son fundamentales para poder mantenerse relevantes en la era digital (como empleados y como empresa).

Nuevas Formas de Pensar

El mindset digital, saber "Des aprender" un termino que implica un cambio en nuestra forma de pensar, de procesar informacion y de estar abiertos a experimentos que pueden fracasar. Aprender de los errores pero siempre buscando equivocarse rapido, barato y mejorar al dia siguiente.

Esta forma de pensar involucra que cambiemos nuestra forma de tomar decisiones. Con las nuevas tecnologias, la cantidad de datos a la que estamos expuestos es enorme. Debemos de tomar decisiones basadas en datos y evitar caer en sesgos (cognitivos o de impureza de los datos) que nos pueda perjudicar en el corto, mediano o largo plazo.

Involucra entender que lo que tenemos que evolucionar es nuestra forma de pensar, mas alla de invertir en fierros, herramientas digitales, personas o consultores que te brindan estrategias y/o mapas de ruta para tu organizacion, es un cambio personal con el que debemos de estar en paz y aceptar que al igual que con el TLCAN en los 90s, no hay o no existe una estrategia comprobada que funcione.

McKinsey realizo un estudio donde identifico que mas del 70% de las iniciativas de transformacion digital fallan. Pero, no todo son malas noticias, estamos aprendiendo de nuestros errores y de los errores de los demas, podemos medir con analitica de datos todas nuestros esfuerzos realizados e identificar que esta funcionando y lo que no. De esta manera podremos invertir mas tiempo y esfuerzo unicamente en lo que si esta generando resultados comprobados.

Conclusiones finales

Las empresas que mejor se adapten al cambio seran aquellas que tendran la mejor posicion en el mercado en el mediano y largo plazo (Estamos hablando de entre 1 ano a 5 anos). Aquellas que no se puedan adaptar, estan condenadas a la salida del mercado. Es una pastilla dificil de tomar pero es una realidad. Los cambios que las empresas deben llevar, los cambios en los habitos de los consumidores, los cambios en las tecnologias, procesos, metodologias y capacitaciones necesarias es una realidad que ya vivimos hoy en dia.

Como te estas adaptando al cambio?